Zapytanie 102/2025
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2025-01-14
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2025-01-13
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy: AERA POLSKA Sp. z o. o.
Adres: ul. Witosa 3a lok. 9 18-500 KOLNO
NIP: 6783188602
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zapytania ofertowego jest przeprowadzenie prac badawczo rozwojowych
w zakresie opracowania i optymalizacji kształtu kanałów wentylacyjnych produkowanych
z płyt z wełny szklanej o właściwościach akustycznych w celu osiągnięcia wysokiej wydajności systemu wentylacji, które spełniają określone normy i wymagania techniczne dla kanałów niemetalowych określone w normie PN-EN 13403.
Głównym celem prac B+R jest optymalizacja parametrów akustycznych kształtu kanałów wentylacyjnych w zakresie redukcji emisji hałasu do otoczenia i poprawa właściwości tłumienia dźwięku, a także zwiększenie wydajności przepływu powietrza w zakresie minimalizacji strat ciśnienia i maksymalizacji efektywności przepływu.
Wymagany podstawowy zakres prac badawczo-rozwojowych:
1) Zaprojektowanie kanałów wentylacyjnych:
a) Opracowanie modeli 3D różnych kształtów i przekrojów kanałów wentylacyjnych (prostokątnych i wielokątnych).
b) Uwzględnienie warunków montażowych i parametrów użytkowych (szczelność, wytrzymałość mechaniczna, łatwość instalacji).
2) Badania aeroakustyczne:
a) Pomiar tłumienia dźwięku (tłumienie wtrącenia i tłumienie hydrauliczne).
b) Analiza emisji szumów własnych i hałasu do otoczenia.
c) Wyznaczenie współczynnika strat akustycznych.
3) Badania hydrauliczne:
a) Pomiar współczynnika oporu liniowego (strat ciśnienia) w zakresie prędkości przepływu od 1 do 7 m/s.
b) Testy różnych przekrojów: prostokątnych o proporcjach A=B oraz A=2B.
c) Analiza wpływu zmiennych parametrów przepływu na efektywność systemu wentylacyjnego.
4) Porównanie uzyskanych wyników badań z parametrami technicznymi i wydajnościowymi produktów obecnie dostępnych na rynku.
5) Stworzenie stanowiska badawczego zgodnego z wymogami PN-EN 13403.
6) Stworzenie prototypu kanału wentylacyjnego na IX poziomie gotowości technologicznej TRL.
7) Wykonanie testów prototypu kanału wentylacyjnego w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania.
8) Raport końcowy i rekomendacje:
a) Wykonanie raportu zawierającego wyniki badań, analizę parametrów
oraz rekomendacje dotyczące optymalnych kształtów kanałów wentylacyjnych.
b) Przygotowanie dokumentacji technicznej niezbędnej do wdrożenia wyników badań
w procesie produkcji.
Wykonawca przeniesie prawa autorskie majątkowe do wyników prac badawczo rozwojowych.
Kod i nazwa CPV: 73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego:
1. Wykonawcą usługi nie może być osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
2. Wykonawcą usługi może być wyłącznie podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który jest w stanie prowadzić badania w zakresie zgodnym z zapytaniem ofertowym Zamawiającego, posiada odpowiedni potencjał badawczy i merytoryczny w danej dziedzinie. Za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia wskazanego w załączniku nr 1 – Formularz oferty.
3. Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, odpowiednim potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania zamówienia. Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca dołączy podpisane oświadczenie (według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).
4. Wykonawca powinien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia. Za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia wskazanego w załączniku nr 1 – Formularz oferty.
5. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może zostać udzielone podmiotowi powiązanemu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Za spełnienie warunku Zamawiający uzna podpisanie oświadczenia wskazanego w załączniku nr 1 – Formularz oferty.
6. Oferent jest zobowiązany do zapoznania się z informacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych. Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca dołączy podpisaną Klauzulę informacyjną (według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego).
7. Dodatkowe warunki:
a. Wszystkie oferty złożone po terminie zostaną odrzucone;
b. Zamawiający wykluczy wszystkie oferty, które będą niekompletne lub nie będą spełniały zapisów niniejszego zapytania ofertowego. Ofertę Oferenta wykluczonego uważa się za odrzuconą;
c. Postępowanie zostanie unieważnione w przypadku, kiedy Zamawiający nie podpisze umowy o dofinansowanie projektu;
d. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawiają taki sam wynik Zamawiający poprosi Wykonawcę o przedstawienie referencji.
W takiej sytuacji kryterium rozstrzygającym będzie posiadana i przesłana większa liczba referencji przez danego Oferenta. Zamawiający może również unieważnić zapytanie ofertowe;
e. Zamawiający może unieważnić zapytanie ofertowe na każdym jego etapie bez podawania przyczyny. a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty;
8. Ocena spełnienia powyższych warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu odbędzie się na zasadzie ,,spełnia / nie spełnia” – na podstawie informacji zawartych
w złożonych dokumentach i oświadczeniach, tj. zgodnie z zasadą, czy dokumenty zostały dołączone do oferty i czy spełniają określone w zapytaniu ofertowym wymagania.
Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria punktowe
i ich znaczenie:
• Kryterium nr 1 – Cena netto – waga 80%
• Kryterium nr 2 – Termin wykonania – waga 20%. Realizacja przedmiotu zamówienia maksymalnie do 7 miesięcy.
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Kryterium 1 – Cena netto
Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:
C=Cmin/Ci * 80
gdzie:
C – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
C min – oznacza najniższą cenę spośród wszystkich ofert
Ci – oznacza cenę badanej oferty
Kryterium nr 2 – Termin wykonania (wyrażony w liczbie miesięcy). Liczony od dnia podpisania umowy z Oferentem.
Badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku według matematycznych reguł zaokrąglania, wynikającą z następującego działania:
T=Tmin/Ti *20
gdzie:
T – oznacza ilość punktów, jakie otrzyma badana oferta
T min – oznacza najkrótszy zaproponowany termin spośród wszystkich ofert (wyrażony w liczbie miesięcy)
Ti – oznacza zaproponowany termin wykonania badanej oferty (wyrażony w liczbie miesięcy)
Ocena końcowa
Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
K = KC + KT
gdzie:
K – liczba punktów w ocenie końcowej
Kc – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
KT – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Termin wykonania”
W przypadku, kiedy oferty Wykonawców otrzymają taką samą liczbę punktów kryterium rozstrzygającym będzie posiadana i przesłana większa liczba referencji przez danego Oferenta.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców.
Termin i sposób składania ofert (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy):
1. Ofertę należy złożyć do 21-01-2025 r.
2. Oferta może być dostarczona wyłącznie drogą elektroniczną.
3. Liczy się data wpływu oferty na adres e-mail: pawel.g@aerapolska.pl
4. Wykonawcy mogą złożyć po jednej ofercie. W przypadku złożenia większej liczby ofert przez jednego Wykonawcę oferty zostaną odrzucone.
5. Wszystkie oferty złożone po terminie zostaną odrzucone.
6. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu, który jest załączony do niniejszego zapytania ofertowego jako Załącznik nr 1 wraz
z wymaganymi załącznikami dokumentami wskazanymi w Wykazie Załączników. Brak załączników skutkuje odrzuceniem oferty na etapie oceny formalnej.
7. Oferta wraz z wymaganymi dokumentami musi zostać sporządzona w języku polskim. Jeżeli oferta zostanie przesłana w języku obcym Wykonawca zobowiązany jest do poświadczenia i przetłumaczenia oferty na język polski.
8. Oferta powinna być zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz wszystkimi punktami zapytania ofertowego.
9. Zaoferowana cena całkowita w ofercie musi być wyrażona jako cena brutto w złotych polskich (z wyszczególnieniem ceny netto oraz stawki podatku VAT), wraz z kosztami Oferenta, według obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i musi określać wartość usługi w ramach zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.
10. Niekompletne oferty i oferty, które wpłyną po upływie terminu wyznaczonego
w niniejszym zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane.
11. Oferta musi być podpisana przez osoby/osobę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Oferenta lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Oferenta (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo.
12. Bez względu na wynik zapytania ofertowego wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
13. W toku weryfikacji i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
14. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, tj. różnią się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu, lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu. Zamawiający ocenia te wyjaśnienia w konsultacji z wykonawcą i może odrzucić tę ofertę wyłącznie w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny lub kosztu w tej ofercie.
Termin wykonania zamówienia:
Termin realizacji zamówienia: do 7 miesięcy. Planowany termin rozpoczęcia realizacji zamówienia: 05-05-2025 r. Realizacja zamówienia jest zależna od podpisania umowy o dofinansowanie projektu przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega okres realizacji przedmiotu zapytania ofertowego zgodnie z terminami wynikającymi z umowy o dofinansowanie projektu wraz z późniejszymi ewentualnymi zmianami. Oferent składając ofertę na wykonanie usługi zobowiązuje się do dyspozycyjności w wyznaczonych przez Zamawiającego terminach dotyczących zamówienia, precyzyjnie określonych po podpisaniu umowy o dofinansowanie.
Informacje na temat zakazu konfliktu interesów (tj. powiązań osobowych lub kapitałowych):
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – oferentem, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy):
1. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego oraz po podpisaniu umowy o dofinansowanie przez Zamawiającego z Oferentem zostanie podpisana umowa na realizację przedmiotu zapytania ofertowego (dalej zwana umową).
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany umowy zawartej z wybranym w toku postępowania Wykonawcą, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:
a) Dopuszczalne jest dokonywanie zmian umowy o charakterze nieistotnym, przez co należy rozumieć zmiany nieodnoszące się do kwestii, które podlegały ocenie podczas wyboru Wykonawcy i takich, które gdyby były znane w momencie wszczęcia procedury mającej na celu zawarcie umowy nie miałyby wpływu na udział większej ilości podmiotów zainteresowanych tą procedurą. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.
b) Ze względu na okoliczności, które mogą wystąpić niezależnie od Zamawiającego
i Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
w następującym zakresie:
• terminy realizacji. Nie dotyczy zmiany terminu realizacji zamówienia, który został zaoferowany przez Oferenta. Zamawiający przewiduje ewentualną możliwość zmiany terminu rozpoczęcia realizacji zamówienia, z zachowaniem terminu zgodnego ze złożoną ofertą, na wypadek, gdyby okazało się, że umowa o dofinansowanie złożonego grantu została by podpisana w późniejszym terminie niż założył Zamawiający.
• zmiana adresów (siedziby, prowadzenia działalności, korespondencyjnego, mailowego);
• zmiana numerów kontaktowych;
• zmiany organizacyjne podmiotu i formy prawnej;
• zmiana osób wyznaczonych do kontaktu, odpowiedzialnych za realizację zamówienia.
c) Przewiduje się możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podanych warunków ich wprowadzenia:
• zmiany przepisów mających wpływ na treść zawartej umowy, w tym
w szczególności zmiana stawki podatku VAT od produktów i usług będących
przedmiotem dostawy lub świadczenia usług ze strony Wykonawcy lub zmian przepisów prawnych,
• zmiany w obowiązujących przepisach prawa, mającej wpływ na przedmiot
i warunki umowy oraz zmiana sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy i/lub Zamawiającego skutkująca niemożliwością realizacji przedmiotu umowy;
d) powstania nadzwyczajnych okoliczności będących „siłą wyższą” skutkujących niemożliwością realizacji przedmiotu umowy lub grożących rażącą stratą, których Strony nie przewidziały przy zawarciu umowy – jako siłę wyższą rozumie się wydarzenia i okoliczności nadzwyczajne, nieprzewidywalne, niezależne od woli którejkolwiek ze Stron umowy;
e) powstania nadzwyczajnych okoliczności niebędących „siłą wyższą”, grożących rażącą stratą, których Strony nie przewidziały przy zawarciu umowy;
f) Wszystkie zmiany wymagają aneksu do umowy z Wykonawcą w formie pisemnej
pod rygorem nieważności.
g) Zmiany wynikające ze zmiany jakichkolwiek rozporządzeń, przepisów i dokumentów programowych Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021- 2027, o ile będą one miały wpływ na realizację umowy.
Informacja o możliwości składania ofert częściowych (jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) lub udzielenie zamówienia w częściach (jeśli Zamawiający zakłada udzielanie zamówienia w częściach):
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Informacja na temat wymagań dla oferentów:
Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Paweł Gąciarski
Email: pawel.g@aerapolska.pl
Telefon: 697- 627 – 897
Informacja o wyniku postępowania:
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe najkorzystniejszą ofertę złożyła firma COOLTEQ SP. Z O.O., ul. Olszańska 7, 31-513 Kraków na kwotę 120 000,00 zł netto i została wybrana do realizacji.