Zapytanie 105/2025
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2025-01-20
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2025-01-18
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy: SOLED Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Adres: ul. Konstantego Ciołkowskiego 24, 15-545 Białystok
NIP: 9662146687
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia są usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe, które mają prowadzić do opracowania zaawansowanego generatora światła LED przeznaczonego do zastosowania w kurtynach świetlnych wykorzystywanych w terapii kolorystycznej. Opracowany w wyniku prac prototyp produktu ma charakteryzować się wysoką efektywnością energetyczną, pozwalającą na oszczędność energii elektrycznej i redukcję kosztów eksploatacji (pobór mocy w trybie pracy ciągłej <15W).
ETAP 1: Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe w zakresie opracowania nowego produktu – zaawansowanego i energooszczędnego generatora światła LED do potrzeb chromoterapii dzieci.
Zakres prac obejmuje:
1. Opracowanie wstępnej koncepcji produktu, zgodnie z listą wymagań technicznych i funkcjonalnych.
2. Weryfikacja przyjętych założeń, wykonanie obliczeń i naniesienie korekt.
3. Opracowanie wstępnego projektu z uwzględnieniem przyjętych założeń.
4. Zintegrowanie komponentów prototypowanego rozwiązania.
5. Weryfikacja wstępnego projektu w odniesieniu do środowiska produkcyjnego i materiałowego.
6. Testy prototypu w warunkach rzeczywistych.
7. Naniesienie do prototypu poprawek i zmian wynikających z przeprowadzonych testów .
8. Przekazanie wyników prac wraz z przekazaniem praw autorskich na rzecz Zamawiającego.
Wymogi przemysłowe prototypowanego produktu / generator światła LED ma charakteryzować się:
1. Wysoką efektywnością energetyczną, pozwalającą na oszczędność energii elektrycznej i redukcję kosztów eksploatacji (pobór mocy w trybie pracy ciągłej <15W).
2. Możliwością modularnego łączenia generatorów, umożliwiającą tworzenie różnorodnych zestawów.
3. Zasilaniem w zakresie 12-24V DC.
4. Zastosowaniem zabezpieczeń przed niepożądanymi skutkami przepływu prądu zwarciowego jako podstawowego mechanizmu bezpieczeństwa.
5. Kompatybilnością z pilotami oferowanymi przez przedsiębiorstwo, w tym przede wszystkim radiowym o częstotliwości o 2400 MHz.
6. Wyposażeniem w otwory wentylacyjne o zwiększonej przepustowości, zapewniające skuteczną regulację temperatury pracy.
7. Zastosowaniem silnika krokowego z obracającą się formatką, umożlwiającą generowanie fal świetlnych w światłowodach.
8. Wykorzystaniem soczewki skupiającej w celu minimalizacji strat światła i zapewnienia optymalnej jakości emisji.
9. Obsługą 16 milionów kolorów dla wszechstronnej adaptacji do różnorodnych potrzeb terapeutycznych.
10. Precyzyjną regulacją intensywności światłą w celu dostosowania do indywidualnych potrzeb pacjenta i różnych etapów terapii.
11. Możliwością programowania sekwencji świetlnych, umożliwiającymi automatyczne przejścia pomiędzy różnymi kolorami i trybami terapeutycznymi.
12. Możliwością demontażu w celu naprawy lub konserwacji, zapewniającą łatwy dostęp do wewnętrznych komponentów.
13. Osiągnięciem minimalnej wartości strumienia świetlnego na poziomie 250 lm, gwarantującym odpowiednią intensywność światła terapeutycznego.
14. Dedykowanym złączem, przystosowanym do pracy z wiązkami światłowodów.
Oczekiwany rezultat:
1. Dokumentacja techniczna wykonanego urządzenia oraz instrukcja jego użytkowania.
2. Funkcjonalny prototyp urządzenia spełniający wszystkie określone kryteria.
ETAP 2: Usługi związane z przygotowaniem procedury ochrony praw własności intelektualnej.
Przygotowanie opisu niezbędnego do przejścia procedury ochrony praw własności intelektualnej w zakresie zgłoszenia wzoru użytkowego.
Oczekiwany rezultat:
1. Numer zgłoszenia do Urzędu Patentowego RP.
Kod i nazwa CPV: 73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze. 79120000-1: Usługi doradztwa w zakresie patentów i praw autorskich.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
b. posiadają zdolności techniczne lub zawodowe zapewniające wykonanie zamówienia.
c. posiadają doświadczenie w zakresie objętym zapytaniem ofertowym, tj. zrealizowali w sposób należyty minimum 2 usługi w zakresie prototypowania systemów sterowania oświetleniem.
Ocena spełnienia wyżej wymienionego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego wykazu Oferenta zawartego w Załączniku nr 5 „Wykaz usług” i przedstawi minimum jedną referencję z poprzednich realizacji związanych z dziedziną zamówienia.
4. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie nie może być udzielone podmiotowi powiązanemu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym (beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy) a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
4. Na potwierdzenie okoliczności, o której mowa w pkt 4 Wykonawca złoży stosowne oświadczenie o braku powiązań (załącznik nr 4 do zapytania).
6. Ocena spełnienia powyższych warunków udziału w niniejszym postępowaniu będzie polegać na sprawdzeniu kompletności i poprawności złożonych dokumentów i oświadczeń według zasady spełnia/nie spełnia (metodą zero – jedynkową).
Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru:
Cena netto – 100%
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Wybór Oferenta dokonany zostanie na podstawie największej ilości uzyskanych punktów zgodnie z następującą metodologią:
Przez kryterium „Cena netto” Zamawiający rozumie określoną przez Oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium „Cena netto” (K) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
K=Cn/Co × 100
gdzie:
Cn – najniższa zaproponowana cena netto
Co – cena netto zaproponowana w badanej ofercie
K – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium „Cena netto”
Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyskała największą liczbę punktów w ocenie końcowej.
Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematycznymi.
Termin i sposób składania ofert (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy):
Ofertę zgodną z wzorem formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, wraz z pozostałymi załącznikami, należy złożyć w nieprzekraczanym terminie do dnia 28.01.2025r. do godz. 12:00 w następujący sposób:
a. za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pośrednictwem posłańca (listownie lub przesyłką kurierską) na adres Zamawiającego – SOLED SP. Z O.O. z siedzibą: 15-545 Białystok, ul. Konstantego Ciołkowskiego 24.
b. osobiście w siedzibie Zamawiającego – SOLED SP. Z O.O. z siedzibą: 15-545 Białystok, ul. Konstantego Ciołkowskiego 24.
c. pocztą elektroniczną na adres: mm@soled.pl
Ofertę składaną za pośrednictwem operatora pocztowego, posłańca lub osobiście należy złożyć w formie pisemnej, w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia tego opakowania, przed upływem terminu otwarcia ofert.
8.3. Oferta składana poprzez pocztę elektroniczną powinna być złożona w formie elektronicznej lub w formie skanu podpisanego dokumentu.
8.4. Za termin złożenia oferty uznaje się czas wpływu do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
8.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzywania Wykonawców do składania wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń, jak również do poprawiania w ofertach oczywistych omyłek rachunkowych i pisarskich oraz innych omyłek polegających na niezgodności z treścią Zapytania ofertowego, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty. Możliwość uzupełnienia nie dotyczy formularza ofertowego, ani sytuacji w której pomimo uzupełnienia oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
8.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania lub unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
8.7. Jeżeli zaoferowana cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu Zamówienia, a w szczególności: a. jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia, b. jest niższa o co najmniej 30% od wartości szacunkowej zamówienia ustalonej przed wszczęciem postępowania, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia, – Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących wyliczenia ceny, w szczególności w zakresie wyjątkowo sprzyjających warunków umożliwiających przedstawienie przez Wykonawcę ceny wskazanej w sporządzonej przez niego ofercie.
8.8. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy.
8.9. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
a. Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę,
b. Treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
c. Oferta została złożona w niewłaściwej formie,
d. Oferta została złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu,
e. Wykonawca nie udzielił w wyznaczonym terminie wyjaśnień żądanych przez Zamawiającego lub w złożonych wyjaśnieniach nie wykazał, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu Zamówienia,
f. Wykonawca przedstawił w ofercie informacje wprowadzające w błąd Zamawiającego, mogące mieć wpływ na decyzje podejmowane w prowadzonym postępowaniu w przedmiocie udzielenia Zamówienia,
g. Zawiera błędy w obliczeniu ceny, kosztu lub błędną stawkę podatku VAT,
h. Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
8.10. Oferty niekompletne, niepodpisane mogą zostać odrzucone przez Zamawiającego.
8.11. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, wycofa się z postępowania, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
8.12. Złożenie oferty traktowane jest jako wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach niniejszego postępowania.
Termin wykonania zamówienia:
30 grudnia 2025r.
Informacje na temat zakazu konfliktu interesów (tj. powiązań osobowych lub kapitałowych):
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – oferentem, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy):
Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany istotnych postanowień umowy.
Informacja o możliwości składania ofert częściowych (jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) lub udzielenie zamówienia w częściach (jeśli Zamawiający zakłada udzielanie zamówienia w częściach):
Zamówienie nie jest podzielone na części.
Wykonawca musi złożyć ofertę obejmującą całość zamówienia.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i nie przewiduje udzielania zamówień dodatkowych dla przedmiotowego zapytania.
Informacja na temat wymagań dla oferentów:
Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Maciej Masłowski
Email: mm@soled.pl
Telefon: +48 533-851-911
Informacja o wyniku postępowania:
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe najkorzystniejszą ofertę złożyła firma, ELSUN Dariusz Długosz, Kolejowa 12E, 15-701 Białystok na kwotę 187 000 zł netto i została wybrana do realizacji.