Zapytanie 115/2025
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2025-01-22
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2025-01-21
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy: OTOKRZEWY MARTA SKIBICKA
Adres: Żubrów 18B/15 15-540 Białystok
NIP: 9662175832
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług badawczo-rozwojowych. Usługi mają na celu testowanie użyteczności do produktu tj. aplikacji webowej OTOKRZEWY, w tym testowania i walidacji prototypu produktu w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania (w dwóch grupach badawczych).
Nowy produkt, który wymaga prac badawczych – aplikacja webowa OTOKRZEWY – ma łączyć producentów roślin z odbiorcami, zapewniać logistykę i dystrybucję na potrzeby sektora rolnego.
Usługa badawczo-rozwojowa: Przeprowadzenie badań doświadczeń użytkownika – testowanie i walidacja prototypu produktu OTOKRZEWY w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania.
Przeprowadzenie badań doświadczeń użytkownika – testowanie i walidacja prototypu produktu w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania (dwie grupy badawcze), w celu: a) znalezienia wszelkich problemów, które są doświadczane przez użytkowników w produkcie, tj.:
• błędy popełniane przez użytkowników
• błędy występujące w logice procesu zakupowego w produkcie
• miary sukcesu (np. poprawność wykonywanych zadań, finalizacja zadań)
• obciążenia poznawcze (np. szybkość wykonywania zadań, łatwość obsługi interfejsu)
• tarcia / przeszkody poznawcze.
b) ustalenie, jak rozwiązać te problemy, poprzez zaproponowanie konkretnych rozwiązań w raporcie, c) ponowne przeprowadzenie badania, w celu sprawdzenia poprawy doświadczeń użytkownika po wprowadzeniu zmian.
Liczba badań: 2
Prace badawczo-rozwojowe mają uwzględniać:
1) Przygotowanie ankiety przesiewowej.
Dobranie odpowiednich użytkowników do udziału w badaniu, odpowiadających grupie docelowej Zamawiającego.
2) Zaproponowanie metody badawczej (eye-tracking / click tracking / cognitive walk-through / lub inne, odpowiednie do celów badania).
3) Opracowanie scenariusza badawczego (screenera) i listy kontrolnej.
Scenariusz badania ma uwzględniać cele badania. Przeprowadzenie co najmniej 1 spotkania z Zamawiającym, w celu wypracowania scenariusza oraz listy kontrolnej i ostatecznej akceptacji scenariusza przez Zamawiającego.
4) Rekrutacja użytkowników do badania.
Przeprowadzenie rekrutacji użytkowników na postawie wyników ankiety przesiewowej.
5) Przeprowadzenie badań (dwa terminy; po jednym dla każdej badanej grupy):
6) Przygotowanie raportów z badań.
Oczekiwany rezultat:
1. Raport z realizacji badań z wynikami z badań, z syntetycznym podsumowaniem rekomendowanych zmian do wprowadzenia do prototypowanego produktu.
2. Zaprezentowanie w siedzibie Zamawiającego wyników badań. Przewidywany czas trwania spotkania: 8 godzin.
Kod i nazwa CPV: 73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
- a) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia zgodnie z przedmiotem zapytania ofertowego nr 01/01/25/OK oraz w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym numer 01/01/25/OK.
Ocena spełnienia wyżej wymienionego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia Oferenta zawartego w Załączniku nr 2 Formularz oferty do zapytania ofertowego nr 01/01/25/OK. W przypadku nie złożenia przez Oferenta powyższego oświadczenia, oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych i nie zostanie dopuszczona do oceny merytorycznej (punktowej). - b) Prowadzą działalność gospodarczą, która posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym nr 01/01/25/OK oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia będącego przedmiotem zapytania ofertowego nr 01/01/25/OK, w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania zamówienia będącego przedmiotem zapytania ofertowego nr 01/01/25/OK.
W przypadku warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że: nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, przeprowadził co najmniej 1 badanie w zakresie użyteczności produktu (badania uczestniczące lub eye tracking lub click tracking).
Ocena spełnienia wyżej wymienionego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia Oferenta zawartego w Załączniku nr 3 Formularz oferty do zapytania ofertowego nr 01/01/25/OK oraz wykazu usług, stanowiącego załącznik nr 6 do Zapytania ofertowego. Na wezwanie, Wykonawca przedstawi potwierdzenie zrealizowania usług np. w formie listu referencyjnego lub protokołu odbioru. W przypadku nie złożenia przez Oferenta powyższego oświadczenia, oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych i nie zostanie dopuszczona do oceny merytorycznej (punktowej). - c) Zaakceptują wzór umowy Zamawiającego. Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez złożenie przez Wykonawcę oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego.
- d) Nie są powiązani kapitałowo i osobowo z Zamawiającym, co rozumiane jest jako brak wzajemnych powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegających w szczególności na:
⎯ uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
⎯ pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
⎯ pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Ocena spełnienia wyżej wymienionego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia Oferenta zawartego w Załączniku nr 4 Formularz oferty do zapytania ofertowego nr 01/01/25/OK. W przypadku nie złożenia przez Oferenta powyższego oświadczenia, oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych i nie zostanie dopuszczona do oceny merytorycznej (punktowej).
Ocena spełnienia powyższych warunków udziału w niniejszym postępowaniu będzie polegać na sprawdzeniu kompletności i poprawności złożonych dokumentów i oświadczeń według zasady spełnia/nie spełnia (metodą zero – jedynkową).
Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
Cena netto w PLN (C) – 100 %
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Punkty w ramach kryterium ceny netto w PLN (C) będą przyznawane wg następującej formuły:
Liczba punktów C = (Cena najniższa / Cena oferty badanej) x 100 pkt x 100%
Końcowy wynik powyższego działania będzie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.
Cena oferty powinna być wyrażona w złotych polskich netto i brutto z uwzględnieniem należnego podatku od towarów i usług i podana z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.
W przypadku złożenia oferty w walucie obcej, oferta zostanie przeliczona na PLN wg średniego kursu NBP z dnia otwarcia ofert.
Termin i sposób składania ofert (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy):
Termin dostarczania ofert upływa w dniu: 30 stycznia., godz. 13.00.
Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, wraz z oświadczeniami wyszczególnionymi w jego treści.
- Oferta powinna być uzupełniona w sposób czytelny, nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty jedynie w języku polskim. W przypadku części oferty złożonej w języku obcym – należy dołączyć do oferty tłumaczenie przysięgłe.
- Oferta powinna zostać podpisana przez Oferenta lub osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentu rejestrowego Oferenta, a osoba podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Dołączone do oferty pełnomocnictwo powinno być oryginałem lub kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem.
- Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.
- Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
- W przypadku ofert, które będą dostarczane w formie pisemnej (papierowej) liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
- Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
- Zamawiający po upublicznieniu niniejszego zapytania ofertowego, a przed dokonaniem wyboru oferty jako najkorzystniejszej jest uprawniony do unieważnienia niniejszego postępowania bez wskazania przyczyny. W razie unieważnienia niniejszego postępowania Zamawiający nie będzie zobowiązany do akceptacji żadnej z ofert złożonych przez Wykonawców ani zawarcia umowy z Wykonawcą.
- Niniejsze postępowanie może zostać uznane za nierozstrzygnięte, zaś Zamawiający będzie uprawniony przeprowadzić je ponownie w wypadku, gdy w określonym terminie nie wpłynie żadna oferta lub złożone oferty będą uznane za nieważne lub w przypadku złożenia ofert przez Oferentów nie spełniających warunków udziału w postępowaniu lub w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza cenę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację inwestycji.
- Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano o terminie podpisania umowy.
- Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
- Sposoby składania ofert:
o pisemnie tj. osobiście lub drogą pocztową na adres firmy, tj.:
OTOKRZEWY MARTA SKIBICKA
Żubrów 18B/15
15-540 Białystok
o pocztą elektroniczną na adres mailowy:
kontakt@otokrzewy.pl - Oferta składana poprzez pocztę elektroniczną powinna być złożona w formie elektronicznej lub w formie skanu podpisanego dokumentu.
- Za termin złożenia oferty uznaje się czas wpływu do siedziby Zamawiającego. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzywania Wykonawców do składania wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń, jak również do poprawiania w ofertach oczywistych omyłek rachunkowych i pisarskich oraz innych omyłek polegających na niezgodności z treścią Zapytania ofertowego, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty. Możliwość uzupełnienia nie dotyczy formularza ofertowego, ani sytuacji w której pomimo uzupełnienia oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania lub unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
- Jeżeli zaoferowana cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu Zamówienia, a w szczególności:
– jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia,
– jest niższa o co najmniej 30% od wartości szacunkowej zamówienia ustalonej przed wszczęciem postępowania, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia,
Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących wyliczenia ceny, w szczególności w zakresie wyjątkowo sprzyjających warunków umożliwiających przedstawienie przez Wykonawcę ceny wskazanej w sporządzonej przez niego ofercie. - Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy.
- Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
– Wykonawca złożył więcej niż jedną ofertę,
– Treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
– Oferta została złożona w niewłaściwej formie,
– Oferta została złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu,
– Wykonawca nie udzielił w wyznaczonym terminie wyjaśnień żądanych przez Zamawiającego lub w złożonych wyjaśnieniach nie wykazał, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu Zamówienia,
– Wykonawca przedstawił w ofercie informacje wprowadzające w błąd Zamawiającego, mogące mieć wpływ na decyzje podejmowane w prowadzonym postępowaniu w przedmiocie udzielenia Zamówienia,
– Zawiera błędy w obliczeniu ceny, kosztu lub błędną stawkę podatku VAT,
– Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. - Złożenie oferty traktowane jest jako wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach niniejszego postępowania.
Termin wykonania zamówienia:
31.12.2025R.
Informacje na temat zakazu konfliktu interesów (tj. powiązań osobowych lub kapitałowych):
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – oferentem, polegające w szczególności na:
- a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
- c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy):
- a) Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.
- b) Składając ofertę, Wykonawca akceptuje wzór umowy Zamawiającego bez uwag oraz zobowiązuje się do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
- c) Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany istotnych postanowień umowy.
Informacja o możliwości składania ofert częściowych (jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) lub udzielenie zamówienia w częściach (jeśli Zamawiający zakłada udzielanie zamówienia w częściach):
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:
Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert wariantowych.
Informacja na temat wymagań dla oferentów:
Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Marta Skibicka
Email: kontakt@otokrzewy.pl
Telefon: +48 608 620 044
Informacja o wyniku postępowania:
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe najkorzystniejszą ofertę złożyła firma ZBADANI ZAPROJEKTOWANI SP. Z O.O., Krzewo 3A, 18-421 Piątnica Poduchowna, na kwotę 187 400,00 zł netto i została wybrana do realizacji.