Zapytanie 116/2025
W dniu 24.01.2025 r. Zamawiający anulował zapytanie.
Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2025-01-22
Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2025-01-21
Dane zamawiającego:
Nazwa firmy: OPENLEK AI SOLUTIONS Mateusz Gilewicz
Adres: ul. Innowacyjna 1/101F, 16-400 Suwałki
NIP: 8442179129
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiot zapytania (skrótowy opis)
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług badawczo-rozwojowych. Przedmiotowa usługa ma polegać na opracowaniu modułu wspierającego proces tworzenia, edycji i analizy dokumentacji medycznej z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI). Projekt zakłada zintegrowanie różnych źródeł danych o pacjencie i opracowanie narzędzia, które dzięki implementacji sztucznej inteligencji pozwoli lekarzowi lub innemu personelowi medycznemu na tworzenie i edycję dokumentacji medycznej w czasie rzeczywistym.
Opis Przedmiotu zamówienia
Przedmiotem niniejszego zamówienia są następujące zadania:
1. Opracowanie OpenLEK Editor – modułu AI do wspomagania tworzenia i edycji dokumentacji medycznej,
2. Integracja OpenLEK Editor z zewnętrznymi źródłami danych o pacjencie,
3. Opracowanie i udoskonalenie interfejsu użytkownika (UI/UX) OpenLEK Editor,
4. Przetestowanie OpenLEK Editor w kontrolowanych warunkach testowych zbliżonych do rzeczywistych,
5. Przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie odpowiedzi na następujące pytania:
a) Czy możliwe jest zastosowanie modeli AI (typu Large Language Model – LLM) do edycji dokumentacji medycznej?
b) Które modele AI (typu Large Language Model – LLM) radzą sobie najlepiej ze zrozumieniem i edycją polskiej dokumentacji medycznej?
c) Jakie są prawne i informatyczne bariery związane z implementacją OpenLEK Editor?
d) Czy możliwe jest automatyczne pozyskiwanie danych dotyczących pacjenta do kontekstu pracy z modelami AI (typu Large Language Model – LLM) przy wykorzystaniu istniejących już na rynku usług, technologii lub urządzeń?
6. Opracowanie raportu i dokumentacji badawczej.
7. Uruchomienie i przetestowanie OpenLEK Editor na infrastrukturze Zamawiającego.
Bardziej szczegółowy opis przedmiotu zamówienia – zawierający wymagania, specyfikacje techniczne oraz warunki realizacji – został ujęty w Załączniku nr 7 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
Kod i nazwa CPV: 73000000-2: Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze; 72000000-5: Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia.
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego:
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać jedynie Oferenci spełniający wszystkie wskazane poniżej warunki udziału.
Warunek udziału 1
Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia zgodnie z przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego oraz w terminie w nim wskazanym.
Sposób dokonywania oceny:
Ocena spełnienia wyżej wymienionego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia Oferenta zawartego w Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
Warunek udziału 2
Oferent dysponuje potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania zamówienia będącego przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego, tj. dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym co najmniej:
a) 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Koordynatora Projektu, która spełnia poniższe warunki:
o Wykształcenie wyższe informatyczne lub techniczne,
o Min. 5-letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami informatycznymi,
o Zrealizował co najmniej 5 projektów IT w roli Kierownika Projektu w przeciągu ostatnich 5ciu lat.
b) 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Backend Developer
o Min. 3-letnie praktyczne doświadczenie w tworzeniu/utrzymaniu systemów backendowych w projektach IT,
o Bardzo dobra znajomość frameworka Laravel i/lub oparte na języku Java.
c) 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Frontend Developer:
o Min. 2-letnie doświadczenie w pracy z frameworkiem frontendowym Vue.js lub React.js,
o Bardzo dobra znajomość jednej z ww. technologii (Vue.js lub React.js).
Sposób dokonywania oceny:
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi w formule „spełnia /nie spełnia”. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent wraz z ofertą złoży stosowne oświadczenie, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 3 oraz przedstawi informacje potwierdzające spełnienie wymogów wykształcenia i doświadczenia osób z zespołu zaangażowanego w realizację zamówienia tzn. wykaz osób do realizacji niniejszego zamówienia, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 4.
Warunek udziału 3
Oferent dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, tj. w okresie ostatnich 5 lat (lub od początku działalności, jeśli działa krócej) należycie zrealizował przynajmniej dwa projekty, w ramach których wykonano i wdrożono oprogramowanie dedykowane dla podmiotu o wysokim poziomie złożoności funkcjonalnej, co oznacza przetwarzanie danych wrażliwych i/lub obsługę dużej liczby użytkowników oraz integrację z innymi systemami lub usługami.
o Przykładowo mogły to być projekty w obszarze zdrowia, finansów, e-usług administracyjnych, ubezpieczeń itp., gdzie kluczowe jest bezpieczeństwo, integracja i niezawodność.
o Oprogramowanie mogło obejmować m.in.:
a. Portal kliencki/pacjenta,
b. Portal administracyjny (np. lekarza, terapeuty, konsultanta),
c. System obsługujący i integrujący dane z co najmniej dwóch różnych źródeł (np. bazy danych, serwisy zewnętrzne, systemy branżowe).
Sposób dokonywania oceny:
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi w formule „spełnia /nie spełnia”. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży wykaz zrealizowanych projektów, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 8. Na wezwanie, Oferent przedstawi potwierdzenie zrealizowania usług np. w formie listu referencyjnego lub protokołu odbioru. W przypadku niezłożenia przez Oferenta powyższego oświadczenia, oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych i nie zostanie dopuszczona do oceny merytorycznej (punktowej).
Warunek udziału 4
Oferent nie podlega wykluczeniu z udziału w zapytaniu ofertowym:
1. ze względu na kapitałowe lub osobowe powiązania z Zamawiającym, co rozumiane jest jako brak wzajemnych powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegających w szczególności na:
⎯ uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
⎯ pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
⎯ pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
2. na postawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej rozporządzenie 2022/576, tj. Zamawiający wyklucza udział w postępowaniu:
a. obywateli rosyjskich lub osoby fizyczne lub prawne, podmioty lub organy z siedzibą w Rosji,
b. osoby prawne, podmioty lub organy, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) niniejszego punktu;
c. osoby fizyczne lub prawne, podmioty lub organy działające w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego punktu, w tym podwykonawców lub dostawców, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10% wartości zamówienia.
3. na postawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 853) z postępowania o udzielenie zamówienia, tj. Zamawiający wyklucza:
a. Wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy,
b. Wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy,
c. Wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.
Sposób dokonywania oceny:
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi w formule „spełnia /nie spełnia”. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży stosowne oświadczenie, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 3.
Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena C (70% sumy punktów) – waga punktowa 7 CW
o Kryterium CENA: cena (brutto) za realizację całości przedmiotu zamówienia. Oferowana cena obejmuje wszystkie składniki kosztów wynikające z opisu przedmiotu zamówienia, uwzględnia wymagania i informacje zamawiającego zamieszczone w zapytaniu ofertowym i wyjaśnienia udzielone przez Zamawiającego.
2. Liczba konsultacji LK (15% sumy punktów) – waga punktowa 2,5 LKW
o Kryterium LICZBA KONSULTACJI: deklarowana miesięczna liczba spotkań konsultacyjnych (każde min. 4 godzin).
3. Liczba zadeklarowanych godzin w projekcie GH (15% sumy punktów) – waga punktowa 2,5 GHW
o Kryterium LICZBA ZADEKLAROWANYCH GODZIN: całkowita liczba godzin pracy przewidzianych na realizację przedmiotu zamówienia (mogą być wykonywane stacjonarnie lub zdalnie, w dowolnym stosunku).
Uwaga!
• W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty.
• W przypadku, gdy Oferent pominie jedno lub więcej kryteriów, w ocenie zostanie przyznanych mu 0 punktów w danym kryterium.
• W przypadku takiej samej ilości sumarycznej punktów, kryterium rozstrzygającym będzie cena (oferta z najniższą ceną spośród oferentów).
Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Kryterium CENA [C]
W kryterium CENA można uzyskać 5 punktów w następujący sposób:
• 5 punktów – najniższa oferta cenowa netto za realizację całości przedmiotu zamówienia,
• 4 punkty – druga z kolei oferta,
• 3 punkty – trzecia z kolei oferta,
• 2 punkty – czwarta z kolei oferta,
• 1 punkt – piąta z kolei oferta,
• 0 punktów – wszystkie dalsze oferty.
Każda z powyższych punktacji (0–5) zostanie następnie przemnożona przez wagę CW = 7, aby uzyskać ostateczną liczbę punktów w tym kryterium.
Maksymalna liczba punktów w kryterium Cena to: 5 × 7 (waga) = 35 punktów.
Kryterium LICZBA KONSULTACJI [LK]
W kryterium Liczba konsultacji można uzyskać od 0 do 3 punktów w zależności od deklarowanej miesięcznej liczby spotkań konsultacyjnych (stacjonarne lub online, każde min. 4 godziny, może być z różnymi członkami zespołu):
• 0 punktów – do 5 spotkań w miesiącu,
• 1 punkt – 6 spotkań w miesiącu,
• 2 punkty – 8 spotkań w miesiącu,
• 3 punkty – 10 (lub więcej) spotkań w miesiącu.
Każda z powyższych punktacji (0–3) zostanie następnie przemnożona przez wagę LKW = 2,5.
Maksymalna liczba punktów w kryterium Liczba konsultacji to: 3 × 2,5 (waga) = 7,5 punktu.
Kryterium LICZBA ZADEKLAROWANYCH GODZIN REALIZACJI PROJEKTU [GH]
W kryterium Liczba zadeklarowanych godzin (GH) można uzyskać od 0 do 3 punktów, w zależności od łącznej deklaracji Wykonawcy co do liczby godzin pracy przewidzianych na realizację przedmiotu zamówienia (może to być praca zdalna, stacjonarna lub mieszana):
• 0 punktów – oferta deklarująca najwyższą liczbę godzin,
• 1 punkt – druga najwyższa liczba godzin,
• 2 punkty – trzecia najwyższa liczba godzin,
• 3 punkty – wszystkie dalsze oferty.
Każda z powyższych punktacji (0–3) zostanie następnie przemnożona przez wagę GHW = 2,5.
Maksymalna liczba punktów w kryterium Liczba zadeklarowanych godzin realizacji projektu to: 3 × 2,5 (waga) = 7,5 punktu.
Wzór wyliczający punkty sumaryczne dla danej oferty:
Suma punktów [SUMA]: (C x CW) + (LK x LKW) + (GH x GHW)
Gdzie:
• C – punkty (0–5) w kryterium Cena,
• CW – waga punktowa 7,
• LK – punkty (0–3) w kryterium Liczba konsultacji,
• LKW – waga punktowa 2,5,
• GH – punkty (0–3) w kryterium Liczba zadeklarowanych godzin,
• GHW – waga punktowa 2,5.
Maksymalna liczba punktów (SUMA)
• Kryterium Cena (C): 5 × 7 = 35 punktów
• Kryterium Liczba konsultacji (LK): 3 × 2,5 = 7,5 punktu
• Kryterium Liczba zadeklarowanych godzin (GH): 3 × 2,5 = 7,5 punktu
Razem maksymalnie: 35 + 7,5 + 7,5 = 50 punktów.
Liczba punktów za poszczególne kryteria po zsumowaniu będą stanowić końcową liczbę punktów przyznaną danej ofercie. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.
Uwagi do kryterium „ LICZBA KONSULTACJI [LK]”:
1. Forma spotkań
o Zamawiający decyduje o ostatecznej formie (konsultacja online/stacjonarna) każdego spotkania w porozumieniu z Wykonawcą.
o Deklarowana liczba konsultacji dotyczy łącznej liczby spotkań (niezależnie od tego, czy odbywają się one stacjonarnie, czy online).
2. Etapy realizacji umowy a obowiązek konsultacji
o Minimalna (deklarowana) liczba konsultacji w ramach tego kryterium dotyczy Etapu wstępnego oraz Etapu wykonawczego.
o W Etapie konsolidacyjnym realizacja konsultacji jest opcjonalna i nie jest wliczana do minimalnego wymogu wynikającego z niniejszego kryterium (co nie wyklucza możliwości ich przeprowadzania).
o Oznacza to, że Wykonawca nie ma obowiązku organizować konsultacji w Etapie konsolidacyjnym, jednak nadal może je prowadzić w razie potrzeby projektu lub na życzenie Zamawiającego.
3. Dopuszczalny podział spotkań
o Spotkania mogą się odbywać z udziałem różnych osób z zespołu Wykonawcy, o ile odpowiada to potrzebom projektu i ustaleniom z Zamawiającym.
4. Czas trwania spotkania
o Każde spotkanie (stacjonarne lub online) musi trwać minimum 4 godziny, aby zostało zaliczone do puli w niniejszym kryterium.
Termin i sposób składania ofert (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy):
Termin składania ofert
Termin składania ofert upływa w dn. 30.01.2025 r. o godzinie 16:00.
2. Sposób przygotowania oferty:
a. Oferta musi zostać przygotowana na załączonym do niniejszego zapytania Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1).
b. Oferta (formularz ofertowy i każdy załącznik) powinna być opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym Oferenta lub osoby upoważnionej przez Oferenta, przedstawicieli Oferenta wymienionych w aktualnych dokumentach rejestrowych Oferenta lub osoby po stronie Oferenta upoważnionej do zaciągania zobowiązań w jego imieniu. Formalne upoważnienie powinno być wówczas dołączone do oferty. Upoważnienie dotyczy zarówno upoważnienia osoby przez Oferenta do zaciągania zobowiązań w jego imieniu.
c. Oferta powinna być uzupełniona o wszystkie elementy zgodnie ze wzorami stanowiącymi załącznik do niniejszego zapytania ofertowego:
1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie dotyczące braku konfliktu interesów
4. Załącznik nr 3 – Oświadczenia Oferenta
5. Załącznik nr 4 – Wykaz osób zaangażowanych w realizację zamówienia
5. Załącznik nr 5 – Oświadczenie o stosowaniu zasad horyzontalnych
6. Załącznik nr 6 – Wzór umowy
7. Załącznik nr 7 – Opis przedmiotu zamówienia
8. Załącznik nr 8 – Wykaz zrealizowanych projektów
d. Oferta musi być ważna minimum 30 dni od dnia złożenia oferty.
e. Następujące braki w ofercie skutkują odrzuceniem oferty:
i. Oferta złożona na innym wzorze niż załączone do niniejszego zapytania ofertowego;
ii. Oferta złożona bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego Wykonawcy lub osoby upoważnionej przez Wykonawcę;
iii. Oferta bez stosownych oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym warunkujących udział w postępowaniu, w tym także dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych;
iv. Niezłożenie na wezwanie Zamawiającego wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty;
v. Oferta nie spełnia warunków opisanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 1.
f. Braki w okresie terminu składania ofert mogą podlegać uzupełnieniu za zgodą Zamawiającego. Uzupełnienia mogą być wykonane pod warunkiem, iż nie będą miały one wpływu na wybór najkorzystniejszej oferty. Mogą one być dokonane na prośbę Zamawiającego lub Wykonawcy jedynie w okresie terminu składania ofert.
g. Braki po okresie składania ofert mogą podlegać uzupełnieniu za zgodą Zamawiającego. Uzupełnienia mogą być wykonane jedynie w zakresie oczywistych omyłek.
h. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
i. Jeśli Oferent przedstawi cenę wyrażoną w innej walucie niż PLN, Zamawiający przeliczy podaną cenę po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez Narodowy Bank Polski z dnia opublikowania niniejszego zapytania ofertowego.
j. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
k. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3. Sposób złożenia oferty
Kompletną ofertą należy przesłać na adres e-mail: mateusz.gilewicz@openlek.com.
• Temat (tytuł) wiadomości e-mail: „Oferta w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/2025/Grant na badania, [nazwa Wykonawcy]”.
• Pliki zawierające ofertę i załączniki powinny być:
§ przesłane w zaszyfrowanym archiwum (np. ZIP lub 7z) lub innym formacie z ustawionym hasłem,
§ podpisane elektronicznie (kwalifikowany podpis elektroniczny) w wymaganych miejscach.
• Hasło do plików należy przesłać w oddzielnej wiadomości e-mail (na ten sam adres: mateusz.gilewicz@openlek.com), z tym samym tytułem, z dopiskiem „[HASŁO]” w temacie.
Przykład:
1. Pierwszy e-mail (z załącznikami):
o Temat: „Oferta w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/2025/Grant na badania – [Nazwa Wykonawcy]”
o Treść: „W załączeniu przekazujemy ofertę w formie elektronicznej wraz z wymaganymi załącznikami. Pliki są zaszyfrowane zgodnie z wymogami. Hasło zostanie przekazane osobną wiadomością.”
o Załącznik: zaszyfrowane archiwum z ofertą i załącznikami.
2. Drugi e-mail (z hasłem):
o Temat: „Oferta w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/2025/Grant na badania – [Nazwa Wykonawcy] [HASŁO]”
o Treść: „Poniżej przekazujemy hasło do rozszyfrowania załączników: [HASŁO]”
Za moment złożenia oferty uznaje się chwilę, w której obydwie wiadomości – zarówno e-mail z zaszyfrowanym plikiem, jak i e-mail z hasłem – wpłyną do Zamawiającego, jednak nie później niż do terminu wskazanego w Zapytaniu Ofertowym (decyduje data i godzina doręczenia do skrzynki poczty elektronicznej Zamawiającego).
W przypadku gdy drugi e-mail z hasłem (lub pierwszy e-mail z plikami) dotrze po upływie terminu składania ofert, oferta zostanie uznana za złożoną po terminie i nie będzie rozpatrywana.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z awarii łączy internetowych, serwerów pocztowych ani innych przyczyn technicznych leżących po stronie Oferenta.
Dodatkowe postanowienia
1. Złożenie oferty nie stanowi zawarcia Umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny – w każdym przypadku pełen koszt przygotowania oferty ponosi Oferent.
3. Zamawiający zastrzega, że otrzymane oferty mogą zostać przekazane w celu weryfikacji do właściwej Instytucji Pośredniczącej.
4. Zamawiający, po dokonaniu oceny nadesłanych ofert, dokona wyboru najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Wybór ten zostanie udokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia, a Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesłanej na adres e-mail podany w złożonej ofercie.
5. Zamawiający zaproponuje wybranemu Oferentowi, który uzyskał największą ilość punktów, zawarcie Umowy na realizację przedmiotu zamówienia.
6. W przypadku odmowy podpisania umowy przez Oferenta, Zamawiający wg. własnego rozeznania, podejmie decyzję o zaproponowaniu podpisania umowy Oferentowi o kolejnej, największej liczbie punktów lub o przeprowadzeniu kolejnego postępowania konkurencyjnego.
7. W przypadku gdy wszystkie oferty wskazują na cenę przekraczającą maksymalny budżet projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny z Oferentem, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów.
8. Zamawiający ma prawo zażądać od Oferentów złożenia w określonym terminie – nie krótszym jednak niż 2 dni robocze (w godzinach 8:00 – 16:00) – wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
9. Jeśli w postępowaniu nie można dokonać wyboru oferty ze względu na to, że złożono oferty o tej samej cenie, Zamawiający wezwie Oferentów od owych ofert do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych wyjaśnień – w szczególności może zaproponować Oferentom obniżenie ceny.
11. Zamawiający udzieli Oferentom czasu dostosowanego do zakresu żądanych wyjaśnień – nie krótszym jednak niż 1 dzień roboczy (w godzinach 8:00 – 16:00) na przekazanie wyjaśnień. Zamawiający wysyła żądanie drogą elektroniczną na e-mail do kontaktu z wykonawcą oraz wskazuje datę i godzinę udzielania wyjaśnień.
13. Odrzuceniu podlega oferta Oferenta, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają w ocenie Zamawiającego podanej w ofercie ceny lub kosztu w przypadku rażąco niskiej ceny.
14. Oferent, którego oferta została wybrana, zobowiązuje się do przekazania podpisanej umowy w terminie do 2 dni kalendarzowych od daty jej wysłania drogą elektroniczną przez Zamawiającego. Brak przekazania poprawnie podpisanej umowy będzie uznany za odstąpienie od umowy, co umożliwi Zamawiającemu dalsze postępowanie zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021 – 2027.
Sposób komunikacji
1. Wymiana informacji pomiędzy Zamawiającym a Oferentem oraz przekazywanie dokumentów związanych z ofertą odbywa się wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: mateusz.gilewicz@openlek.com do momentu zakończenia terminu składania ofert. Po tym terminie uzupełnienia oraz wyjaśnienia będą również dostarczane za pośrednictwem komunikacji mailowej w ustalonym, nieprzekraczalnym terminie. Uzupełnienia i oświadczenia powinny być poprawnie podpisane przez Oferenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym pod rygorem nieważności, skutkującym odrzuceniem oferty.
2. Zamawiający informuje, że pytania dotyczące Zapytania Ofertowego mogą być zadawane wyłącznie drogą mailową na adres mateusz.gilewicz@openlek.com maksymalnie do dwóch dni roboczych przed zakończeniem terminu składania ofert, najpóźniej do godz. 16:00. Zamawiający nie gwarantuje udzielenia odpowiedzi na pytania zadane po tym terminie.
3. Udzielone przez Zamawiającego odpowiedzi na pytania są wiążące dla wszystkich Oferentów. W związku z tym zainteresowani Oferenci otrzymają je pocztą elektroniczną (na adresy mailowe, z których zadawano pytania) bądź w inny, uzgodniony sposób. Oferent jest zobowiązany do zapoznania się z ich treścią przed złożeniem oferty.
Rozstrzygnięcie postępowania
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.
Zamawiający ustala termin związania z ofertą 30 dni od daty upływu składania ofert.
Termin realizacji projektu zależny jest od ostatecznej wersji złożonego Wniosku o dofinansowanie oraz terminu podpisania umowy z PFFR. Wykonawca zostanie powiadomiony z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem o dacie rozpoczęcia Projektu.
Termin wykonania zamówienia:
od 01.03.2025 r. do 01.10.2025 r.
Informacje na temat zakazu konfliktu interesów (tj. powiązań osobowych lub kapitałowych):
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – oferentem, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy):
a) Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.
b) Składając ofertę, Wykonawca akceptuje wzór umowy Zamawiającego bez uwag oraz zobowiązuje się do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
c) Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany istotnych postanowień umowy.
d) Strony przyjmują od wiadomości, że zmiana Umowy jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter Umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do treści Umowy sprzed zmiany, w szczególności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy.
e) Zmiana Umowy jest możliwa, jeżeli obie Strony umowy wyrażą na nią zgodę i wymaga ona aneksu do umowy w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej potwierdzonej przez należycie reprezentowanych przedstawicieli stron pod rygorem nieważności.
Informacja o możliwości składania ofert częściowych (jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) lub udzielenie zamówienia w częściach (jeśli Zamawiający zakłada udzielanie zamówienia w częściach):
Ze względu na specyfikę zamówienia nie ma możliwość składania ofert częściowych ani wariantowych.
Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:
Nie dotyczy
Informacja na temat wymagań dla oferentów:
Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:
Imię i nazwisko: Mateusz Gilewicz
Email: mateusz.gilewicz@openlek.com
Telefon: 504 604 256
Informacja o wyniku postępowania:
Zapytanie w trakcie realizacji.