Zapytanie 135/2025

27 stycznia 2025

Data zamieszczenia zapytania ofertowego: 2025-01-27

Data sporządzenia zapytania ofertowego: 2025-01-26

Dane zamawiającego:

Nazwa firmy: OPENLEK AI SOLUTIONS MATEUSZ GILEWICZ

Adres: ul. Innowacyjna 1/101F, 16-400 Suwałki

NIP: 8442179129

Opis przedmiotu zamówienia:

ZAPYTANIE OFERTOWE NA USŁUGĘ BADAWCZO-ROZWOJOWĄ
w zakresie opracowania modułu wspierającego proces tworzenia, edycji i analizy dokumentacji medycznej z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
NR 01/01/25/OPENLEK

Przedmiot zapytania (skrótowy opis)
Przedmiotem zamówienia jest zakup usług badawczo-rozwojowych. Przedmiotowa usługa ma polegać na opracowaniu modułu wspierającego proces tworzenia, edycji i analizy dokumentacji medycznej z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI). Projekt zakłada zintegrowanie różnych źródeł danych o pacjencie i opracowanie narzędzia, które dzięki implementacji sztucznej inteligencji pozwoli lekarzowi lub innemu personelowi medycznemu na tworzenie i edycję dokumentacji medycznej w czasie rzeczywistym.

Opis Przedmiotu zamówienia
Przedmiotem niniejszego zamówienia są następujące zadania:
1. Opracowanie OpenLEK Editor – modułu AI do wspomagania tworzenia i edycji dokumentacji medycznej,
2. Integracja OpenLEK Editor z zewnętrznymi źródłami danych o pacjencie,
3. Opracowanie i udoskonalenie interfejsu użytkownika (UI/UX) OpenLEK Editor,
4. Przetestowanie OpenLEK Editor w kontrolowanych warunkach testowych zbliżonych do rzeczywistych,
5. Przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie odpowiedzi na następujące pytania:
a) Czy możliwe jest zastosowanie modeli AI (typu Large Language Model – LLM) do edycji dokumentacji medycznej?
b) Które modele AI (typu Large Language Model – LLM) radzą sobie najlepiej ze zrozumieniem i edycją polskiej dokumentacji medycznej?
c) Jakie są prawne i informatyczne bariery związane z implementacją OpenLEK Editor?
d) Czy możliwe jest automatyczne pozyskiwanie danych dotyczących pacjenta do kontekstu pracy z modelami AI (typu Large Language Model – LLM) przy wykorzystaniu istniejących już na rynku usług, technologii lub urządzeń?
6. Opracowanie raportu i dokumentacji badawczej.
7. Uruchomienie i przetestowanie OpenLEK Editor na infrastrukturze Zamawiającego.

Bardziej szczegółowy opis przedmiotu zamówienia – zawierający wymagania, specyfikacje techniczne oraz warunki realizacji – został ujęty w Załączniku nr 7 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Kod i nazwa CPV: 73000000-2 Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze.

Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, o ile warunki te są wymagane przez Zamawiającego:

Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać jedynie Oferenci spełniający wszystkie wskazane poniżej warunki udziału.

Warunek udziału 1
Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia zgodnie z przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego oraz w terminie w nim wskazanym.

Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku udziału 1:
Ocena spełnienia wyżej wymienionego warunku zostanie dokonana na podstawie podpisanego oświadczenia Oferenta zawartego w Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

Warunek udziału 2
Oferent dysponuje potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania zamówienia będącego przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego, tj. dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym co najmniej:

a) 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Koordynatora Projektu, która spełnia poniższe warunki:
o Posiadawykształcenie wyższe informatyczne lub techniczne,
o Posiada minimum 5-letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami informatycznymi,
o Zrealizował(-a) co najmniej 3 projektów IT w roli Kierownika Projektu w okresie 5ciu lat przed upływem terminu skłądania ofert.
b) 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Backend Developer, spełniający następujące warunki:
o Programista, posiadający doświadczenie zawodowe w programowaniu systemów informatycznych, tj. w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert wykonywał prace programistyczne w przynajmniej 3 projektach budowy systemów informatycznych,
c) 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Frontend Developer, spełniający następujące warunki:
o Programista posiadający doświadczenie zawodowe w programowaniu systemów informatycznych, tj. w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert wykonywał prace programistyczne w przynajmniej 3 projektach budowy systemów informatycznych,

Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku udziału 2:
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi w formule „spełnia /nie spełnia”. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent wraz z ofertą złoży stosowne oświadczenie, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 3 oraz przedstawi informacje potwierdzające spełnienie wymogów wykształcenia i doświadczenia osób z zespołu zaangażowanego w realizację zamówienia tzn. wykaz osób do realizacji niniejszego zamówienia, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 4.

Warunek udziału 3
Oferent dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, tj. w okresie ostatnich 5ciu lat (lub od początku działalności, jeśli działa krócej) należycie zrealizował przynajmniej dwa projekty, w ramach których wykonano lub wdrożono oprogramowanie dedykowane dla podmiotu o wysokim poziomie złożoności funkcjonalnej, co oznacza przetwarzanie danych wrażliwych i/lub obsługę dużej liczby użytkowników oraz integrację z innymi systemami lub usługami.
o Przykładowo mogły to być projekty w obszarze zdrowia, finansów, e-usług administracyjnych, ubezpieczeń itp., gdzie kluczowe jest bezpieczeństwo, integracja i niezawodność.
o Oprogramowanie mogło obejmować m.in.:
a. Portal kliencki/pacjenta,
b. Portal administracyjny (np. lekarza, terapeuty, konsultanta),
c. System obsługujący i integrujący dane z co najmniej dwóch różnych źródeł (np. bazy danych, serwisy zewnętrzne, systemy branżowe).

Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku udziału 3:
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi w formule „spełnia /nie spełnia”. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży wykaz zrealizowanych projektów, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 6. Na wezwanie, Oferent przedstawi potwierdzenie zrealizowania usług np. w formie listu referencyjnego lub protokołu odbioru. W przypadku niezłożenia przez Oferenta powyższego oświadczenia w ciągu 1 dnia kalendarzowego, oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych i nie zostanie dopuszczona do oceny merytorycznej (punktowej).

Warunek udziału 4
Oferent nie podlega wykluczeniu z udziału w zapytaniu ofertowym:
1. ze względu na kapitałowe lub osobowe powiązania z Zamawiającym, co rozumiane jest jako brak wzajemnych powiązań z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegających w szczególności na:
⎯ uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
⎯ pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
⎯ pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
2. na postawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej rozporządzenie 2022/576, tj. Zamawiający wyklucza udział w postępowaniu:
a. obywateli rosyjskich lub osoby fizyczne lub prawne, podmioty lub organy z siedzibą w Rosji,
b. osoby prawne, podmioty lub organy, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) niniejszego punktu;
c. osoby fizyczne lub prawne, podmioty lub organy działające w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego punktu, w tym podwykonawców lub dostawców, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10% wartości zamówienia.
3. na postawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 853) z postępowania o udzielenie zamówienia, tj. Zamawiający wyklucza:
a. Wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy,
b. Wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy,
c. Wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.

Sposób dokonywania oceny spełnienia warunku udziału 4:
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi w formule „spełnia /nie spełnia”. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent złoży stosowne oświadczenie, którego wzór został udostępniony wraz z niniejszym zapytaniem ofertowym jako Załącznik nr 3.

Kryteria oceny ofert, informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny ofert:

Kryteria oceny ofert

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena C (70% sumy punktów) – waga punktowa 7 CW
o Kryterium CENA: cena (brutto) za realizację całości przedmiotu zamówienia. Oferowana cena obejmuje wszystkie składniki kosztów wynikające z opisu przedmiotu zamówienia, uwzględnia wymagania i informacje zamawiającego zamieszczone w zapytaniu ofertowym i wyjaśnienia udzielone przez Zamawiającego.
2. Liczba konsultacji LK (15% sumy punktów) – waga punktowa 2,5 LKW
o Kryterium LICZBA KONSULTACJI: deklarowana miesięczna liczba spotkań konsultacyjnych (każde min. 4 godziny).
3. Liczba zadeklarowanych godzin w projekcie GH (15% sumy punktów) – waga punktowa 2,5 GHW
o Kryterium LICZBA ZADEKLAROWANYCH GODZIN: całkowita liczba godzin pracy przewidzianych na realizację przedmiotu zamówienia (mogą być wykonywane stacjonarnie lub zdalnie, w dowolnym stosunku).
Uwaga!
• W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty.
• W przypadku, gdy Oferent pominie jedno lub więcej kryteriów, w ocenie zostanie przyznanych mu 0 punktów w danym kryterium.
• W przypadku takiej samej ilości sumarycznej punktów, kryterium rozstrzygającym będzie cena (oferta z najniższą ceną spośród oferentów).

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:

Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium:
1. Kryterium CENA [C]
W kryterium CENA można uzyskać 5 punktów w następujący sposób:
• 5 punktów – najniższa oferta cenowa netto za realizację całości przedmiotu zamówienia,
• 4 punkty – druga z kolei oferta,
• 3 punkty – trzecia z kolei oferta,
• 2 punkty – czwarta z kolei oferta,
• 1 punkt – piąta z kolei oferta,
• 0 punktów – wszystkie dalsze oferty.

Każda z powyższych punktacji (0–5) zostanie następnie przemnożona przez wagę CW = 7, aby uzyskać ostateczną liczbę punktów w tym kryterium.
Maksymalna liczba punktów w kryterium Cena to: 5 × 7 (waga) = 35 punktów.

Kryterium LICZBA KONSULTACJI [LK]
W kryterium Liczba konsultacji można uzyskać od 0 do 3 punktów w zależności od deklarowanej miesięcznej liczby spotkań konsultacyjnych:
• 0 punktów – do 3 spotkań konsultacyjnych w miesiącu,
• 1 punkt – 4 spotkań konsultacyjnych w miesiącu,
• 2 punkty – 6 spotkań konsultacyjnych w miesiącu,
• 3 punkty – 8 (lub więcej) spotkań konsultacyjnych w miesiącu.

Każda z powyższych punktacji (0–3) zostanie następnie przemnożona przez wagę LKW = 2,5.
Maksymalna liczba punktów w kryterium Liczba konsultacji to: 3 × 2,5 (waga) = 7,5 punktu.

Kryterium LICZBA ZADEKLAROWANYCH GODZIN REALIZACJI PROJEKTU [GH]
W kryterium Liczba zadeklarowanych godzin realizacji projektu (GH) można uzyskać od 0 do 3 punktów, w zależności od zadeklarowanej przez Oferenta łącznej liczby godzin pracy przewidzianych na realizację przedmiotu zamówienia (może to być praca zdalna, stacjonarna lub mieszana):
• 3 punktów –najwyższa liczba godzin,
• 2 punkt – druga najwyższa liczba godzin,
• 1 punkty – trzecia najwyższa liczba godzin,
• 0 punkty – wszystkie dalsze oferty.

Każda z powyższych punktacji (0–3) zostanie następnie przemnożona przez wagę GHW = 2,5.
Maksymalna liczba punktów w kryterium Liczba zadeklarowanych godzin realizacji projektu to: 3 × 2,5 (waga) = 7,5 punktu.

Wzór wyliczający punkty sumaryczne dla danej oferty:

Suma punktów [SUMA]: (C x CW) + (LK x LKW) + (GH x GHW)
Gdzie:
• C – punkty (0–5) w kryterium Cena,
• CW – waga punktowa 7,
• LK – punkty (0–3) w kryterium Liczba konsultacji,
• LKW – waga punktowa 2,5,
• GH – punkty (0–3) w kryterium Liczba zadeklarowanych godzin,
• GHW – waga punktowa 2,5.

Maksymalna liczba punktów (SUMA)
• Kryterium Cena (C): 5 × 7 = 35 punktów
• Kryterium Liczba konsultacji (LK): 3 × 2,5 = 7,5 punktu
• Kryterium Liczba zadeklarowanych godzin (GH): 3 × 2,5 = 7,5 punktu
Razem maksymalnie: 35 + 7,5 + 7,5 = 50 punktów.

Liczba punktów za poszczególne kryteria po zsumowaniu będą stanowić końcową liczbę punktów przyznaną danej ofercie. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.

Uwagi do kryterium „LICZBA KONSULTACJI [LK]”:
1. Forma spotkań konsultacyjnych
o Zamawiający decyduje o ostatecznej formie (konsultacja online/stacjonarna) każdego spotkania w porozumieniu z Wykonawcą.
2. Dopuszczalny podział spotkań konsultacyjnych
o Spotkania konsultacyjne mogą się odbywać z udziałem różnych osób z zespołu Wykonawcy, o ile odpowiada to potrzebom projektu i ustaleniom z Zamawiającym.
3. Czas trwania spotkania konsultacyjnego
o Każde spotkanie konsultacyjne może mieć formę stacjonarną lub online i musi trwać minimum 4 godziny, aby zostało zaliczone do puli w niniejszym kryterium.
o Dopuszczalne są przerwy, jednak ich łączny czas wydłuża odpowiednio łączny okres trwania spotkania konsultacyjnego.
4. Sytuacje wyjątkowe i możliwość przesunięcia spotkań konsultacyjnych
o W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od którejkolwiek ze stron (np. choroba, zdarzenia losowe, niedostępność kluczowych osób po stronie Zamawiającego lub Wykonawcy), uniemożliwiających zrealizowanie zadeklarowanej liczby spotkań konsultacyjnych w danym miesiącu, obie strony mogą w porozumieniu przesunąć brakujące spotkania konsultacyjne na kolejny miesiąc lub inny uzgodniony termin.
o Ostatecznie łączna liczba spotkań konsultacyjnych zrealizowanych do końca projektu (lub do zakończenia umowy) musi odpowiadać zadeklarowanej w ofercie liczbie spotkań konsultacyjnych.
5. Okres obowiązywania deklaracji
o Wykonawca zobowiązany jest do realizacji deklarowanej miesięcznej liczby spotkań konsultacyjnych wyłącznie w miesiącach, w których prowadzone są prace nad przedmiotem zamówienia w ramach projektu. Po odebraniu przez Zamawiającego końcowego protokołu odbioru bez zastrzeżeń, wymóg dotyczący liczby spotkań konsultacyjnych nie obowiązuje w miesiącach następujących po tym fakcie.

Uwaga do kryterium „LICZBA ZADEKLAROWANYCH GODZIN REALIZACJI PROJEKTU [GH]”:
1. Liczba godzin pracy na realizację przedmiotu zamówienia może zostać zwiększona ponad liczbę zadeklarowanych godzin w trakcie realizacji projektu wyłącznie za zgodą obu stron: Wykonawcy i Zamawiającego.

Termin i sposób składania ofert (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następującego po dniu lub dniach wolnych od pracy):

Termin składania ofert upływa w dn. 04.02.2025 r. o godzinie 00:01.

Sposób przygotowania oferty:
1. Oferta musi zostać przygotowana na załączonym do niniejszego zapytania Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1).
2. Oferta (formularz ofertowy i każdy załącznik) powinna być opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym Oferenta lub osoby upoważnionej przez Oferenta, przedstawicieli Oferenta wymienionych w aktualnych dokumentach rejestrowych Oferenta lub osoby po stronie Oferenta upoważnionej do zaciągania zobowiązań w jego imieniu. Formalne upoważnienie powinno być wówczas dołączone do oferty. Upoważnienie dotyczy zarówno upoważnienia osoby przez Oferenta do zaciągania zobowiązań w jego imieniu.
3. Oferta powinna być uzupełniona o wszystkie elementy zgodnie ze wzorami stanowiącymi załącznik do niniejszego zapytania ofertowego:
1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 – Oświadczenie dotyczące braku konfliktu interesów
4. Załącznik nr 3 – Oświadczenia Oferenta
5. Załącznik nr 4 – Wykaz osób zaangażowanych w realizację zamówienia
5. Załącznik nr 5 – Oświadczenie o stosowaniu zasad horyzontalnych
6. Załącznik nr 6 – Wykaz zrealizowanych projektów
7. Załącznik nr 7 – Opis przedmiotu zamówienia
8. Załącznik nr 8 – Oświadczenie oferenta dotyczące obowiązku RODO
4. Oferta musi być ważna minimum 90 dni od dnia złożenia oferty.
5. Następujące braki w ofercie skutkują odrzuceniem oferty:
a. Oferta złożona na innym wzorze niż załączone do niniejszego zapytania ofertowego;
b. Oferta złożona bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego Wykonawcy lub osoby upoważnionej przez Wykonawcę;
c. Oferta bez stosownych oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym warunkujących udział w postępowaniu, w tym także dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych;
d. Niezłożenie na wezwanie Zamawiającego wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty;
e. Oferta nie spełnia warunków opisanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiących Załącznik nr 7.
6. W okresie terminu składania ofert Oferent może poprosić Zamawiającego o wycofanie już złożonej oferty i złożyć ją ponownie.
7. W przypadku stwierdzenia po okresie składania ofert przez Zamawiającego błędów w złożonej ofercie o charakterze oczywistych omyłek, Zamawiający może zwrócić się do Oferenta z prośbą o ich skorygowanie w terminie 1 dnia roboczego. W przypadku niezłożenia przez Oferenta wymaganej korekty we wskazanym terminie, oferta ulegnie odrzuceniu, jeśli nie spełnia wymogów formalnych.
8. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
9. Jeśli Oferent przedstawi cenę wyrażoną w innej walucie niż PLN, Zamawiający przeliczy podaną cenę po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez Narodowy Bank Polski z dnia opublikowania niniejszego zapytania ofertowego.
10. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
11. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3. Sposób złożenia oferty
Kompletną ofertą należy przesłać na adres e-mail: mateusz.gilewicz@openlek.com.
• Temat (tytuł) wiadomości e-mail: „Oferta w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/2025/Grant na badania, [nazwa Wykonawcy]”.
• Pliki zawierające ofertę i załączniki powinny być:
§ przesłane w zaszyfrowanym archiwum (np. ZIP lub 7z) lub innym formacie z ustawionym hasłem,
§ podpisane elektronicznie (kwalifikowany podpis elektroniczny) w wymaganych miejscach.
• Hasło do plików należy przesłać w oddzielnej wiadomości e-mail (na ten sam adres: mateusz.gilewicz@openlek.com), z tym samym tytułem, z dopiskiem „hasło” w temacie.
Przykład:
1. Pierwszy e-mail (z załącznikami):
o Temat: „Oferta w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr XXX/XXXX – [Nazwa Wykonawcy]”
o Treść: „W załączeniu przekazujemy ofertę w formie elektronicznej wraz z wymaganymi załącznikami. Pliki są zaszyfrowane zgodnie z wymogami. Hasło zostanie przekazane osobną wiadomością.”
o Załącznik: zaszyfrowane archiwum z ofertą i załącznikami.
2. Drugi e-mail (z hasłem):
o Temat: „Oferta w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr XXX/XXXX – [Nazwa Wykonawcy] – hasło”
o Treść: „Poniżej przekazujemy hasło do rozszyfrowania załączników: [HASŁO]”
Za moment złożenia oferty uznaje się chwilę, w której obydwie wiadomości – zarówno e-mail z zaszyfrowanym plikiem, jak i e-mail z hasłem – wpłyną do Zamawiającego, jednak nie później niż do terminu wskazanego w Zapytaniu Ofertowym (decyduje data i godzina doręczenia do skrzynki poczty elektronicznej Zamawiającego).
W przypadku gdy drugi e-mail z hasłem (lub pierwszy e-mail z plikami) dotrze po upływie terminu składania ofert, oferta zostanie uznana za złożoną po terminie i nie będzie rozpatrywana.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z awarii łączy internetowych, serwerów pocztowych ani innych przyczyn technicznych leżących po stronie Oferenta.

Rozstrzygnięcie postępowania
1. Złożenie oferty nie stanowi zawarcia Umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny – w każdym przypadku pełen koszt przygotowania oferty ponosi Oferent.
3. Zamawiający zastrzega, że otrzymane oferty mogą zostać przekazane w celu weryfikacji do właściwej Instytucji Pośredniczącej.
4. Zamawiający ustala termin związania ofertą na 90 dni od daty upływu terminu składania ofert.
5. Składając ofertę, Oferent zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
6. Wybór najlepszej oferty zostanie udokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia, a Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesłanej na adres e-mail podany w złożonej ofercie.
7. Zamawiający zaproponuje wybranemu Oferentowi, który uzyskał największą liczbę punktów, zawarcie Umowy na realizację przedmiotu zamówienia.
8. W przypadku, gdy wszystkie oferty wskazują na cenę przekraczającą maksymalny budżet projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny z Oferentem, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów.
9. Zamawiający ma prawo zażądać od Oferentów złożenia w określonym terminie – nie krótszym jednak niż 2 dni robocze (w godzinach 8:00 – 16:00) – wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
10. Jeśli w postępowaniu nie można dokonać wyboru oferty ze względu na to, że złożono oferty o tej samej sumarycznej punktacji, Zamawiający przeprowadzi negocjacje cenowe z tymi oferentami Oferentów w celu wyłonienia najkorzystniejszej oferty.
11. Zamawiający przeprowadzi negocjacje, o których mowa powyżej w terminie 12 godzin od otwarcia ofert, które planowane jest na godzinę 00:02 w dniu 04.02.2025. Zamawiający wysyła zaproszenie do negocjacji drogą elektroniczną na e-mail do kontaktu z wykonawcą oraz wskazuje datę i godzinę przeprowadzenia negocjacji zaplanowanej w formie elektronicznej.
12. Umowa zostanie zawarta z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę.
13. Oferent, którego oferta została wybrana, zobowiązuje się do przekazania podpisanej umowy w terminie do 3 dni kalendarzowych, licząc od dnia kalendarzowego następującego po dniu, w którym Zamawiający wysłał Oferentowi umowę do podpisania drogą elektroniczną.
14. W przypadku odmowy podpisania umowy przez Oferenta lub nie przesłania podpisanej umowy przez Oferenta w ciągu 3 dni kalendarzowych o których mowa w punkcie 13., Zamawiający odrzuci tą ofertę i dokona ponownej oceny pozostałych ofert, według zasad określonych w kryteriach oceny w niniejszym zapytaniu. Następnie Zamawiający zaproponuje podpisanie umowy Oferentowi o największej liczbie punktów.
15. W przypadku przedterminowego zakończenia współpracy z wybranym Oferentem (np. w wyniku rozwiązania lub wypowiedzenia umowy) przed realizacją pełnego zakresu zamówienia, Zamawiający podpisze umowę na realizację pozostałego zakresu przedmiotu zamówienia z Oferentem, którego oferta uzyskała kolejną najwyższą liczbę punktów w niniejszym postępowaniu.

Termin wykonania zamówienia:

Termin realizacji zamówienia planowany jest od 01.03.2025 do maksymalnie 31.10.2025 r., potwierdzony końcowym protokołem odbioru bez zastrzeżeń. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zlecenia, ze względu na termin podpisania umowy z PFRR lub w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili publikacji niniejszego Zapytania ofertowego, jednocześnie termin zakończenia realizacji zadania nigdy nie będzie późniejszy niż 31.03.2026 r., a zlecenie nie będzie trwało dłużej niż 12 miesięcy. Zmiana terminu realizacji zlecenia wymaga zgody obu stron umowy.

Informacje na temat zakazu konfliktu interesów (tj. powiązań osobowych lub kapitałowych):

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania Zamawiającego lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą – oferentem, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Warunki istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia (o ile Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy):

Z zastrzeżeniem pkt 4, 5 i 6 poniżej, nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian w warunkach umowy zawartej z Wykonawcą, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano jego wyboru.
2. Strony przyjmują od wiadomości, że zmiana Umowy jest istotna, jeżeli powoduje, że charakter Umowy zmienia się w sposób istotny w stosunku do treści Umowy sprzed zmiany, w szczególności jeżeli zmiana: wprowadza warunki, które gdyby zostały zastosowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, to wzięliby w nim udział lub mogliby wziąć udział inni wykonawcy lub przyjęte zostałyby oferty innej treści; narusza równowagę ekonomiczną stron umowy na korzyść wykonawcy, w sposób nieprzewidziany w pierwotnej umowie; w sposób znaczny rozszerza albo zmniejsza zakres świadczeń i zobowiązań wynikający z umowy; polega na zastąpieniu wykonawcy, któremu zamawiający udzielił zamówienia, nowym wykonawcą.
3. Przy zastrzeżeniu punktu 1. i 2. powyżej zmiana Umowy jest możliwa, jeżeli obie Strony umowy wyrażą na nią zgodę. Zmiana wymaga wówczas aneksu do umowy w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej potwierdzonej przez należycie reprezentowanych przedstawicieli stron pod rygorem nieważności.
4. Dopuszczalne jest dokonywanie zmian umowy o charakterze nieistotnym, przez co należy rozumieć zmiany nieodnoszące się do kwestii, które podlegały ocenie podczas wyboru Wykonawcy i takich, które gdyby były znane w momencie wszczęcia procedury mającej na celu zawarcie umowy nie miałyby wpływu na udział większej ilości podmiotów zainteresowanych tą procedurą.
5. Ze względu na okoliczności, które mogą wystąpić niezależnie od Zamawiającego i Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmiany umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w następującym zakresie:
a. zmiana adresów (siedziby, prowadzenia działalności, korespondencyjnego, mailowego);
b. zmiana numerów kontaktowych;
c. zmiany organizacyjne podmiotu i formy prawnej;
d. zmiana osób wyznaczonych do kontaktu, odpowiedzialnych za realizację zamówienia.
6. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji z umowy, w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, dotyczących
a. spowodowanych między innymi epidemią, uniemożliwiających prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia (np. spowodowanych decyzją władz państwowych, samorządowych, służb sanitarnych, itp.) oraz w przypadku wystąpienia innych niezależnych okoliczności, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć w chwili podpisania umowy z Wykonawcą.
b. wystąpienia niebezpieczeństwa kolizji z planowanymi lub równolegle prowadzonymi przez inne podmioty inwestycjami w zakresie niezbędnym do uniknięcia lub usunięcia tych kolizji;
c. obniżenia lub braku finansowania przedmiotowego zadania;
d. wydłużenia okresu realizacji zamówienia, jeżeli strony dojdą do zgodnego wniosku, że jest to konieczne dla osiągnięcia celu zamówienia;
e. wprowadzenia zmian w przyjętych założeniach dotyczących przedmiotu zamówienia, na wniosek Wykonawcy uzasadniony względami merytorycznymi, technicznymi, funkcjonalnymi, wizualnymi i tylko za zgodą Zamawiającego;
f. w przypadku braku dostępności materiałów niezbędnych dla realizacji przedmiotu zamówienia lub wydłużony czas oczekiwania ze względu na sytuację rynkową będącą następstwem np. wojny, wystąpienia epidemii lub pandemii i wprowadzonymi w ich efekcie obostrzeniami lub sytuacją gospodarczo-polityczną;
g. jeśli się to okaże konieczne, ze względu na zmianę przepisów powszechnie obowiązującego prawa, po zawarciu Umowy, w zakresie niezbędnym do dostosowania Umowy do zmian przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
h. konieczności dostosowania warunków Umowy do postanowień Umowy o dofinansowanie;
i. zaistnienia niemożliwych do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczności prawnych, ekonomicznych, technicznych lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron umowy nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem.
j. innych okoliczności, których wystąpienia nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;
7. Zmiany w treści umowy muszą zostać uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony umowy.

Informacja o możliwości składania ofert częściowych (jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych) lub udzielenie zamówienia w częściach (jeśli Zamawiający zakłada udzielanie zamówienia w częściach):

Ze względu na specyfikę zamówienia nie ma możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.

Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie:

nie dotyczy

Informacja na temat wymagań dla oferentów:

Oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.

Dane do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Imię i nazwisko: Mateusz Gilewicz

Email: mateusz.gilewicz@openlek.com

Telefon: 504 604 256

Informacja o wyniku postępowania:

Zapytanie w trakcie realizacji.

Zapytanie-ofertowe-z-zalacznikami